Ein paar Gartentipps für eine blühende interne Kommunikation

So wie ein Gärtner seine Pflege an die Jahreszeiten und Pflanzen anpasst, erfordert auch die interne Kommunikation ständige Aufmerksamkeit und Anpassung an die sich verändernden Bedürfnisse einer Organisation. Als Kommunikationsverantwortliche eines Netzwerks mit 40 institutionellen und individuellen Mitgliedern in der Schweiz und auf der ganzen Welt stehe ich täglich vor Herausforderungen: Wie vermittle ich eine klare Botschaft, halte das Engagement und die Motivation der Mitglieder aufrecht und gehe gleichzeitig mit sprachlicher Vielfalt und räumlicher Distanz um?

Interne Kommunikation ist ein weites und komplexes Feld, das in zahlreichen Artikeln und aus unterschiedlichen Perspektiven untersucht wurde. Dieser kurze Blog erhebt nicht den Anspruch, alle Dimensionen einer internen Kommunikationsstrategie abzudecken, sondern bietet einige einfache Tipps.Wie die aufmerksamen Handlungen eines Gärtners können diese Schritte dazu beitragen, dass die Kommunikation in deinem Team gedeiht.

Zunächst: Was ist interne Kommunikation?

Interne Kommunikation umfasst alle Informationsaustausche und Kommunikationsprozesse innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, Botschaften klar und effektiv zu vermitteln, die Zusammenarbeit zwischen Teams zu fördern und alle auf gemeinsame Ziele und Werte auszurichten.

Diese Kommunikation kann viele Formen annehmen, etwa E-Mails, Meetings, Kollaborationsplattformen oder interne Newsletter. Durch den Aufbau starker Kommunikationskanäle können Organisationen Transparenz gewährleisten, Missverständnisse verringern und ein Umfeld schaffen, das Produktivität und Teamzusammenhalt fördert. Eine effektive interne Kommunikation ist entscheidend, um Teams engagiert und motiviert zu halten und das reibungslose Funktionieren der Organisation zu stärken. (source)

Regelmässig giessen: Eine konsistente und klare Botschaft pflegen

Für eine wirkungsvolle Kommunikation solltest du deine Botschaft stets an den Kanal und dein Publikum anpassen. Die Art, wie du kommunizierst – schriftlich oder mündlich – ist entscheidend. Einfachheit ist der Schlüssel: Verwende klare Sprache, sei prägnant und illustriere deine Aussagen mit Beispielen, damit deine Botschaft so verstanden wird, wie du sie beabsichtigst.

Tipps:

• Bleibe authentisch: Wähle einen Ton, der zu deinem persönlichen Stil und dem deiner Organisation passt. Wenn du normalerweise locker und warmherzig kommunizierst, bleibe dabei. Ein plötzlicher Wechsel zu übermässiger Förmlichkeit kann künstlich und irritierend wirken.

• Mach einen Witz: Humor kann Informationen einprägsamer machen und die Stimmung auflockern. Wusstest du schon? Studien zeigen, dass Humor das Gedächtnis stärkt, er muss aber zum Kontext und Inhalt passen, um wirksam zu sein. Das erklärt, warum ein guter Witz hängen bleibt – der Quartalsbericht hingegen nicht.

• Wiederholen, ohne zu überladen: In einer Welt voller Informationen und begrenzter Aufmerksamkeit ist Wiederholung entscheidend. Wiederhole deine Botschaft auf unterschiedliche Weise und über verschiedene Kanäle, um das Behalten zu fördern, ohne zu überfordern. Wenn du z. B. eine neue Richtlinie einführst, kannst du Newsletter für schriftliche Referenzen, Workshops für interaktive Diskussionen und Einzelgespräche für persönliche Betreuung nutzen.

• Komplexe Informationen aufschlüsseln: Teile komplexe Informationen in leicht verdauliche Abschnitte. Frage dich: Was müssen sie wissen? Warum ist es für sie relevant? Kann ich mit einem Aufruf zum Handeln abschliessen?

• Vermeide unrealistische Versprechen: Mach keine Zusagen, bei denen du dir unsicher bist. Sei vorsichtig mit Fristen – lieber realistisch ankündigen und frühzeitig informieren, als eine Deadline versprechen, die du nicht halten kannst. Wusstest du schon? Das Konzept des Overpromising bezeichnet das Phänomen, mehr zu versprechen, als tatsächlich leistbar ist – oft in Marketingkampagnen. Kurzfristig kann das Aufmerksamkeit bringen, langfristig aber Enttäuschung und Reputationsschäden verursachen.

Ernten und lernen: Eine Feedback-Kultur pflegen

Um die Wirksamkeit deiner internen Kommunikation zu beurteilen, ist es wichtig, formelle und informelle Methoden zu kombinieren. Formelle Werkzeuge wie Umfragen, quantitative Bewertungen oder digitale Kennzahlen liefern strukturierte Einblicke in die Wirkung von Botschaften. Informelle Methoden – spontane Gespräche oder Smalltalk, zeigen dagegen feinere Wahrnehmungen und geben Aufschluss über die Stimmung in der Organisation.

• Zuerst zuhören: Bevor du formelle Instrumente einsetzt, beginne mit einfachen Gesprächen. Das wertvollste Feedback erhalte ich oft in informellen Diskussionen mit Kolleginnen und Kollegen – etwa bei Veranstaltungen oder beim Kaffee –, wo Frustrationen, Missverständnisse oder Ideen zur Sprache kommen, die in Umfragen verborgen bleiben. Wusstest du schon? Nomikai ist eine japanische Tradition, bei der Kolleginnen und Kollegen nach der Arbeit gemeinsam trinken. Diese Praxis hilft, Hierarchien zu überwinden und ehrlicheres Feedback zu ermöglichen.

• Wirkung der Kommunikation beobachten: Ergänze informelle Gespräche durch formelle Bewertungen. Analysiere Öffnungsraten, Engagement-Level und Rückmeldungen, um Verteilung und Wirkung deiner Botschaften zu messen. Wenn deine Newsletter-Öffnungsrate niedriger ist als die Überlebensrate deiner Zimmerpflanzen, solltest du vielleicht deine Betreffzeilen überdenken.

• Eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks fördern: Schaffe ein Umfeld, in dem konstruktives Feedback geschätzt wird. Aktives Zuhören trägt dazu bei, langfristig relevante und effektive Kommunikationsmassnahmen zu entwickeln. Lasse in Umfragen Raum für Kommentare und erinnere in Meetings regelmässig daran, dass Vorschläge und Kritik willkommen sind.

• Nicht übertreiben: Überfordere dein Team nicht mit ständigen Bewertungen,  sie haben auch andere Prioritäten. Nicht alle Daten sind nötig oder erreichbar.

Natürliche Zyklen respektieren: Digitale Achtsamkeit kultivieren

Wir können der digitalen Welt nicht mehr entkommen. Unsere Teams arbeiten über zahlreiche digitale Tools zusammen, die zwar die Produktivität steigern, aber auch zur Belastung werden können, wenn wir ständig erreichbar sind. So wie ein Gärtner natürliche Zyklen respektiert und auf schädliche Chemikalien verzichtet, sollten auch wir die natürlichen Rhythmen unserer Teams im digitalen Arbeitsumfeld achten.

In einer ständig vernetzten Welt ist digitale Achtsamkeit entscheidend, um die mentale Gesundheit zu bewahren. Wenn wir digitale Achtsamkeit pflegen, schaffen wir ein gesünderes, produktiveres Arbeitsumfeld – so wie ein Gärtner ein ausgewogenes Ökosystem in seinem Garten schafft.

Achte die Zeit und das geistige Wohlbefinden jedes Einzelnen. Dieses Bewusstsein reduziert Stress und Burnout, fördert Zusammenarbeit und Kreativität und führt zu einem engagierteren, produktiveren Team. Wie ein Feld, das ruhen muss, gilt auch hier: Wisse, wann es Zeit ist, abzuschalten.

Praktische Tipps:

• Lege klare Regeln fest, z. B. keine arbeitsbezogenen Nachrichten ausserhalb der Arbeitszeiten.

• Fördere regelmässige Pausen abseits des Bildschirms.

• Organisiere persönliche und informelle Treffen.

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Wusstest du schon? Studien zeigen, dass Remote-Mitarbeitende nach persönlichen Treffen produktiver sind. Wenn du ein Remote-Team führst, plane mindestens einmal im Jahr ein physisches Treffen ein. Die informellen Momente sind oft die wertvollsten.

Wie jeder Garten braucht auch interne Kommunikation Zeit, um zu wachsen. Sei geduldig und ausdauernd in deinen Bemühungen, ein gesundes und blühendes Kommunikationsumfeld in deiner Organisation zu schaffen.

Denk daran: Mitarbeitende sind die stärksten Fürsprecher:innen einer Organisation. Wenn sie sich gehört fühlen und zur richtigen Zeit klare Informationen erhalten, werden sie zu engagierten Botschafter:innen deiner Organisation.