Tools für die Kommunikation und Verwaltung von kleinen gemeinnützigen Organisationen

Welche wählen und wie?

In einer zunehmend digitalisierten Welt sind digitale Werkzeuge fast unerlässlich, sei es für Ihre interne oder externe Kommunikation, Ihr Fundraising oder Ihre administrativen Aufgaben. Inmitten einer Vielzahl von Online-Tools und -Software kann es jedoch schwierig sein, dasjenige auszuwählen, das am besten zu Ihrer Organisation passt. Jedes von ihnen verspricht die besten Ergebnisse zu sehr unterschiedlichen Preisen. Darüber hinaus ist Ihr Budget zwangsläufig begrenzt, da Ihre Investitionen hauptsächlich auf die von Ihnen entwickelten Projekte ausgerichtet sind.

Obwohl die meisten Online-Tools für Unternehmen bestimmt sind, bieten immer mehr auch kostenlose oder kostengünstige Zugänge für gemeinnützige Organisationen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige dieser digitalen Tools und Softwareanwendungen vor, die Ihnen als aufstrebender Verein oder gemeinnützige Organisation helfen können. Sie werden Ihnen ermöglichen, sich abzuheben, Geld zu sparen, indem Sie nicht auf externe Dienstleister angewiesen sind, und Zeit zu sparen, indem Sie einige Ihrer täglichen Aufgaben vereinfachen.

Hilfsmittel für die Zusammenarbeit im Team

Wenn Sie sich auf E-Mails beschränken, um mit Ihrem Team zu kommunizieren, ist es höchste Zeit, Ihre Zusammenarbeit zu modernisieren. Um eine gute Teamarbeit sicherzustellen, benötigt jede gemeinnützige Organisation einen kollaborativen Arbeits- und Kommunikationsraum, in dem Sie Dateien teilen und speichern, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, sowie Projekte, Veranstaltungen und Meetings planen können.

Die beiden beliebtesten Plattformen in diesem Bereich sind Microsoft 365/Microsoft Teams und Google Workspace. Beide Plattformen bieten kostenlose Abonnements und günstige Preise für gemeinnützige Organisationen an. Obwohl es einige Unterschiede zwischen ihnen gibt, sind sie beide sehr leistungsstark. Wenn Sie sich zwischen den beiden Plattformen nicht entscheiden können, empfehle ich Ihnen, diesen Artikel zu lesen, der die Vorteile jeder Plattform hervorhebt. Im Allgemeinen ist es ratsam, bei einer Plattform zu bleiben, wenn Sie bereits damit begonnen haben, da die Umstellung auf eine andere Zeit in Anspruch nehmen und eine Anpassungszeit für das gesamte Team an ein neues Tool erfordert.

Für unsere Schweizer Leser gibt es datenschutzfreundliche Alternativen, die in der Schweiz gehostet werden. Die Plattform Infomaniak tritt in Konkurrenz zu den Giganten Google und Microsoft, indem sie ihren eigenen Online-Kollaborationsraum K Suite mit einer Reihe von Tools entwickelt, die MS Teams und Google Workspace sehr ähnlich sind. Es gibt noch einige Dinge zu verbessern, aber die Plattform entwickelt sich sehr schnell und bietet immer wieder neue und optimierte Optionen an. Es gibt keine Angebote für gemeinnützige Organisationen, aber die Preise sind vernünftig und Sie können die Plattform 30 Tage lang kostenlos testen.

Wenn Sie nach Tools zur Projektverwaltung suchen, empfehlen wir, Trello und Asana in Betracht zu ziehen, die bei gemeinnützigen Organisationen sehr beliebt sind und die Kanban-Methode verwenden. Die Kanban-Methode ist ein Ansatz zur Projektverwaltung, der sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentriert und visuelle Boards verwendet, um den Arbeitsablauf und die zu erledigenden Aufgaben darzustellen. Beachten Sie, dass sowohl Trello als auch Asana kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen anbieten sowie erweiterte kostenpflichtige Optionen. Asana gewährt gemeinnützigen Organisationen einen Rabatt von 50%.

Kontaktmanagement

Das Customer Relationship Management (CRM) ist entscheidend für kleine und grosse Organisationen. Lassen Sie sich nicht vom Begriff "Kunde" in der CRM-Abkürzung täuschen - Sie sollten Ihre Spender, Freiwilligen, Mitglieder, Partner, Abonnenten usw. als Kunden betrachten und die Kommunikation mit ihnen relevant und nachhaltig gestalten, um ihr Engagement aufrechtzuerhalten. Das CRM bildet die digitale Grundlage Ihrer Organisation. Eine schlechte Kontaktverwaltung kann sich schnell in einen Albtraum verwandeln.

Es gibt kein perfektes CRM für NGOs, aber es gibt ein CRM, das Ihren Anforderungen und der Grösse Ihrer Organisation gerecht wird. Es ist also schwer, konkrete Empfehlungen abzugeben, da CRMs je nach den Bedürfnissen und der Grösse jeder Organisation erheblich variieren. Zwei wichtige Kriterien bei der Auswahl sind, sich nicht zu gross zu sehen und die Integrationen nicht zu vernachlässigen. Die Branchenriesen sind darauf ausgelegt, den Bedürfnissen sehr grosser Teams mit Zehntausenden von Kontakten gerecht zu werden. Ihre zahlreichen Möglichkeiten können sehr verlockend erscheinen, sind aber im Vergleich zu den Anforderungen kleinerer Organisationen überdimensioniert, und die Komplexität der Software erfordert oft eine umfassende Schulung oder die Dienste eines Spezialisten. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihr Team steuern und verwalten kann. Zweitens, wenn Sie ein CRM auswählen, stellen Sie sicher, dass es Integrationen mit den anderen Anwendungen bietet, die Sie verwenden. Wenn Sie Massen-E-Mail-Dienste wie MailChimp verwenden, stellen Sie sicher, dass eine einfache Integration vorhanden ist, da die Übertragung von Kontakten zwischen den beiden Programmen schnell sehr kompliziert werden kann.

Ich empfehle Ihnen, sich zwei kostengünstige und benutzerfreundliche CRM-Optionen anzusehen. Airtable bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und viele Integrationen, und gemeinnützige Organisationen können von einem Rabatt profitieren. Das französische CRM Springly wurde speziell für Vereine entwickelt und könnte ebenfalls Ihren Anforderungen entsprechen. (Diese Tools sind nur auf Englisch verfügbar)

Visuelle Kommunikation

Um Ihre Kommunikationskampagnen zu optimieren und Ihre Kommunikationsmaterialien zu erstellen, empfehle ich die Verwendung von Canva. Canva ist eine Plattform für grafisches Design, mit der Sie Grafiken für soziale Medien, Präsentationen, Plakate, Dokumente und andere visuelle Inhalte erstellen können. Die Pro-Version ist für gemeinnützige Organisationen kostenlos. 

Für Ihre Social-Media-Beiträge können Sie YayText verwenden, um Ihren Texten verschiedene Formen und Schriftarten zu verleihen. Wenn Sie eine kleine Organisation sind, haben Sie möglicherweise keine Bilder zur Verwendung oder verwenden immer die gleichen. Es gibt viele kostenlose Bildbanken mit ausgewählten Bildern, wie iStock oder Pexels.

Sichtbarkeit und Fundraising

Kennen Sie Google for Nonprofits? Dieses Programm ermöglicht gemeinnützigen Organisationen den Zugang zu kostenlosen oder vergünstigten Google-Produkten wie Google Ad Grants, dem Programm YouTube für gemeinnützige Organisationen, Google Maps Platform und Google Workspace. Diese verschiedenen Tools können Ihnen dabei helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern, Ihre Videokampagnen zu optimieren und auch Ihr Fundraising zu unterstützen. Die spezifischen Vorteile und verfügbaren Produkte können je nach Grösse und Umfang Ihrer Organisation variieren. Google for Grants richtet sich beispielsweise eher an grosse und mittelgrosse Organisationen, aber das Programm im Allgemeinen ist so konzipiert, dass es für eine breite Palette von gemeinnützigen Organisationen zugänglich ist. Sie müssen bestimmte Kriterien erfüllen, um Ihre Organisation anzumelden.

Datenanalyse

Analysieren und sammeln Sie Daten, sei es auf Ihrer Website oder in den sozialen Medien. Google Analytics ist ein kostenloses Webanalyse-Tool, mit dem Sie den Verkehr auf Ihrer Website verstehen und die Effektivität Ihrer Marketingbemühungen messen können. Wenn Sie eine datenschutzfreundlichere Alternative bevorzugen, können Sie Matomo (nur auf English) verwenden, das Ihre Daten nicht für Werbezwecke verwendet.

Jedes soziale Netzwerk wie Facebook, LinkedIn, Twitter bietet Statistiken zu Ihren Beiträgen und dem Verkehr auf Ihren Seiten an. Vergessen Sie nicht, sie regelmässig zu überprüfen und zu analysieren.

Bonus: Für Brainstorming-Sitzungen empfehlen wir praktische Tools wie Jamboard, Padlet, Mural, oder MindMeister.

Fazit

Il existe de nombreux autres outils en ligne qui peuvent considérablement améliorer la gestion et la communication de votre organisation. Si vous trouvez un outil qui vous semble pertinent, n'oubliez pas de vérifier s'il propose des offres spéciales pour les organisations à but non lucratif. Si vous ne trouvez aucune information sur le site, vous pouvez vous renseigner directement auprès de la société par e-mail. Il est crucial de prendre en compte les coûts et les avantages de chaque outil en ligne. Parfois, il est nécessaire de reconnaître qu'il faut investir une certaine somme d'argent dans un outil qui peut vous faire gagner de nombreuses heures ou améliorer considérablement la gestion et la communication de votre organisation. 

Veuillez noter que les outils et les logiciels évoluent rapidement. Par conséquent, il est important de prendre en compte que certaines informations ci-dessus pourraient devenir obsolètes avec le temps. Cet article a été publié en d 2023.

Wie partizipative Methoden immer wieder überraschen, wenn man sich traut...

Wie können wir aus einschläfernden Konferenz- und Sitzungsformaten ausbrechen, in denen die Kommunikation eine Einbahnstrasse ist? Wie können wir unseren natürlichen Impuls für Spiel und Kreativität nutzen, der das Wissen, die Erfahrung, die Ideen und die Fähigkeiten der Teilnehmenden in einen gemeinsamen Raum und eine gemeinsame Zeit bringen kann?

Kürzlich arbeitete ich mit dem Organisationskomitee für eine Konferenz an diesem Thema. Ich leitete mehrere Workshops zur Vorbereitung der Konferenz sowie zwei Break-out-Workshops während der Konferenz selbst.

Den Worten Taten folgen lassen: Liberating Structures nutzen, um Liberating Structures zu lernen

Das Ziel der Vorbereitungs-Workshops war es, Inhalt und Format aufeinander abzustimmen: Über interaktive Methoden sprechen und lernen, indem man solche Methoden anwendet, so dass das Format Antworten auf die Frage gibt, wie man wirklich interaktive und partizipative Meetings und Konferenzen gestalten kann. Wir experimentierten mit verschiedenen Liberating Structures-Methoden und diskutierten, wie sie face-to-face- und online angewendet werden können. Ausgehend von den leichten Ansätzen des Impromptu Networking, 1-2-4-all, der Mad Tea Party, gingen wir zu den anspruchsvolleren - aber ebenso einfach anzuwendenden (face-to-face oder online) - Fishbowl, Appreciative Interview und der Troika Consulting über. Ausgestattet mit diesen Methoden sollten die Teilnehmer ihre Beiträge für die Konferenz vorbereiten und die klassischen Keynote-Inputs durch andere Formate ersetzen. Lösungen für diese Herausforderung waren Interviewformate, die Fishbowl oder verschiedene Quiz-Formen.

Offene Räume: Schwarze Löcher oder Wunderland?

Für die Konferenz selbst habe ich es gewagt, mich mit zwei offenen Räumen (open spaces) einzubringen. Dabei handelte es sich um Zeitfenster für Workshops ohne vordefiniertes Thema. Die Konferenz Gäste waren eingeladen, ein beliebiges Thema für die Diskussion vorzuschlagen und zu sehen, ob andere Teilnehmer Interesse hätten, sich daran zu beteiligen.

Wir waren alle ein wenig besorgt, dass niemand etwas vorschlagen würde, nur um festzustellen, dass insgesamt sechs zusätzliche Themen eingebracht wurden!

Aber wie sollten wir damit umgehen, da wir nur zwei Zeitfenster zur Verfügung hatten? Alle interessierten Konferenzteilnehmer beteiligten sich an der Diskussion darüber, welche Themen für welches Zeitfenster ausgewählt werden sollten. Sie waren sich einig, dass alle sechs Themen diskutiert werden sollten, so dass in jedem Zeitfenster drei (scheinbar nicht zusammenhängende) Themen behandelt werden konnten.

Wie leitet man einen unvorbereiteten Workshop zu drei nicht zusammenhängenden Themen gleichzeitig?

Ich fühlte mich ein wenig herausgefordert, ein solches Setting zu moderieren, aber ich war auch begeistert davon, wie die Einladung und der offene Raum dazu führten, dass die Teilnehmer mutiger waren, als ich es mir je vorgestellt hatte!

Die Teilnehmenden sassen in einem Kreis und der Titel jedes Themas wurde auf einen Flipchart in verschiedenen Ecken des Raums geschrieben.

Ansonsten beschränkte sich das zur Verfügung gestellte Material auf Post-it-Zettel, Filzstifte, farbiges Papier, eine Glocke, eine Uhr mit Countdown-Funktion und einen "Squeezy Ball".

Conversation Café - Vertrauen in den Prozess

Wir begannen den Workshop mit einem Conversation Café. Die Regeln sind einfach: Irgendein Gegenstand wird zum Redestab erklärt. Die Person, die den Redestab hält, kann über alles reden, was sie möchte. Alle anderen hören aufmerksam zu. Es gibt ein striktes Zeitfenster von einer Minute für jede Person, die den Redestab hält. Wenn er oder sie vorher fertig ist oder nichts sagen möchte, wird der Redestab an die nächste Person weitergegeben. Es gibt mindestens zwei solcher streng zeitlich geregelten und geordneten Runden. So haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, auf Beiträge der anderen zu reagieren oder Fragen zu beantworten, die an sie gerichtet wurden (wenn sie das möchten). Nach diesen geregelten Runden kann es eine oder mehrere Runden geben, in denen die Regeln für den Redestab und die Zeitvorgabe eingehalten werden, aber die Reihenfolge frei ist und die Teilnehmer darum bitten können, den Redestab zu erhalten.

In beiden Workshops konnte das Conversation Café nicht nur auf die drei Themen eingehen, sondern auch aufzeigen, dass diese scheinbar nicht zusammenhängenden Themen in Wirklichkeit viel miteinander zu tun haben.

Eine Minute Zeit zum Nachdenken, bevor es weitergeht

Mit der Methode “1-2-4-alle” haben wir einen Moment der Reflexion eingefügt, um die Themen für weitere Diskussionen einzugrenzen. Eines der Ziele war es, herauszufinden, ob die Teilnehmenden sich in Untergruppen aufteilen möchten, um sich auf verschiedene spezifische Themen zu konzentrieren. In beiden Workshops waren die Teilnehmenden begeistert, wie überraschend neue Perspektiven auftauchten, weil drei scheinbar unverbundene Themen zusammengebracht wurden, und sie wünschten sich, in der grossen Gruppe mit mehr Conversation Café weiterzumachen.

Vertiefte Reflexion für Schlussfolgerungen

Gegen Ende der Workshops lud ich die Teilnehmenden ein, ein "Spiral Journal" zu verfassen und über vier Fragen zu reflektieren, die mit dem Gesamtthema der Konferenz zusammenhängen: Inspirierende Erkenntnisse aus dem Workshop; neue oder relevante Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Thema; konkrete Empfehlungen an verschiedene Akteure in Bezug auf das Thema der Konferenz; und ihre eigenen Vorsätze, was sie nach dem Workshop weiter oder anders machen wollen.

Und die Ergebnisse?

Die Energie während und nach diesen Open-Space-Workshops brodelte: Die Teilnehmenden hatten ein tiefes Interesse an der Arbeit, den Erfahrungen und den Herausforderungen der anderen entwickelt und das unmittelbare Feedback war durchweg positiv. Doch was würden die Leute im Nachhinein und im Vergleich zu anderen vorbereiteten Workshops über diese Open Spaces denken? Würden sie enttäuscht sein, weil sie keine Präsentationen oder Materialien erhalten hatten, die komplexe Projekte oder Ansätze dokumentierten? Würden sie im Nachhinein feststellen, dass es sich doch nicht so sehr gelohnt hat, auch wenn die Erfahrung anfangs sehr inspirierend war?

Ich gebe zu, dass selbst ich, eine erklärte Anhängerin offener Arbeitsmethoden überrascht war: Alle Konferenzteilnehmenden bewerteten diese beiden offenen Workshops mit den höchstmöglichen Noten, sowohl was den Inhalt als auch was das Format betrifft. Es ist erstaunlich, dass ein Format, das buchstäblich keine Vorbereitungszeit erfordert, es den Teilnehmenden ermöglicht, das zu diskutieren, was für sie wirklich relevant ist, Erfahrungen auf Augenhöhe auszutauschen, überraschende neue Perspektiven zu entdecken und eine durch und durch befriedigende Konferenzerfahrung zu machen.

Drei einfache, aber sehr, sehr wichtige Empfehlungen:

1. Nutze Liberating Structures und andere offene Arbeitsmethoden.

Es gibt eine ganze Menge konkreter Tipps, Methoden und Ansätze, die helfen, Hierarchieebenen zu überwinden, den Teilnehmenden zu vertrauen, und ergebnisoffen in ein Meeting oder in einen Workshop hinein zu gehen. Jetzt geht es darum, diese auch anzuwenden und auszuprobieren!

Für mich sind die Liberating Structures das absolute Highlight, weil sie einfach zu lernen und anzuwenden sind, und weil sie verständlich beschrieben sind. Diese Sammlung von Methoden, einschliesslich Geschichten und Beispielen, wie man sie einsetzt, sind hier zu finden: https://liberatingstructures.de (auf der Deutschen Website samt einem praktischen Matchmaker, der hilft, für Ihr Ziel die passende Methode zu finden).

Ich möchte auch die Open Space Technology empfehlen, ein völlig offenes, selbstorganisierendes Format für Konferenzen von mindestens einem Tag. Mit Open Space lassen sich die erstaunlichsten Konferenzen zu jedem Thema mit bis zu mehreren hundert Teilnehmenden ohne jegliche inhaltliche Vorbereitung organisieren. Die Technologie wurde von Harrison Owen entwickelt, und während im Internet zahlreiche Leitfäden und Kurzinformationen zu dieser Technologie zu finden sind, empfehle ich, sein Buch "Open Space Technology - A User's Guide" zu lesen, in dem die faszinierende Geschichte steht, warum und wie er diese Methode entwickelt hat.

2. Sagen Sie Ihren Ängsten, sie sollen woanders hingehen - sie lügen...

Vielleicht haben Sie Angst, dass niemand den Raum, die Sie anbieten, annimmt, dass die Leute von Ihnen erwarten, dass Sie sie mit Wissen und Fachkenntnissen füttern und dass Sie doof dastehen, während alle einschlafen oder Ihr Treffen verlassen. Ich kann das sehr gut verstehen, denn diese Angst kommt nach all den Jahren und Workshops immer wieder auf - nur um sich jedes Mal, wenn ich etwas Neues ausprobiere, als unbegründet zu erweisen. Probieren Sie also etwas Neues aus und entlarven Sie die Ängste!

Wenn Sie Hilfe möchten, um sich an die Liberating Structures oder andere unkonventionelle Methoden zur gemeinsamen Gestaltung von Projekten und Strategien anzunähern und zu gewöhnen, nehmen Sie Kontakt mit mir auf!

3. Vertrauen Sie Ihrem Publikum!

Denken Sie daran, dass Ihre Erwartungen an und gegenüber den Teilnehmenden deren Verhalten beeinflussen. Wenn Sie sie wie unwissende, faule Menschen behandeln, wie eine Herde, die in eine bestimmte Richtung gelenkt werden muss, damit sie genau das lernen, was Sie für wichtig halten, werden sie genau das sein: faul, unwissend, passiv oder im besten Fall rebellisch (weil lebendig). Wenn Sie sie auf eine andere Art und Weise betrachten und darauf vertrauen, dass sie aus einem bestimmten Grund und mit einem bestimmten Interesse an Ihrem Treffen oder Workshop teilnehmen und dass alle von ihnen etwas beizutragen haben, dann werden sie genau das tun: jeder für sich ein Schatz, eine Bibliothek und Universität mit Herz, Kopf und Händen.

4 Empfehlungen für die erfolgreiche Durchführung von hybriden Anlässen

Die Coronavirus-Krise hat deutlich gezeigt, dass die digitale Technologie physische Begegnungen nicht vollständig ersetzen kann. Nichts kann den menschlichen Kontakt und die soziale Interaktion ersetzen. Virtuelle Veranstaltungen haben jedoch grosse Vorteile; sie sind flexibler gegenüber unvorhersehbaren Veränderungen, kostengünstiger, durch ihre grössere geografische Reichweite integrativer und haben einen geringeren CO2-Fussabdruck. Die digitale Komponente bietet einen neuen Wert, der die physische Veranstaltung ergänzt und einen Mehrwert darstellt, auf den die Organisatoren unter keinen Umständen verzichten wollen.

Die Hybridveranstaltung erscheint daher als eine alternative Art der Veranstaltung, die die Vorteile beider Ansätze vereint.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Das hybride Format kombiniert die digitale und physische Präsenz. Das Publikum hat die Möglichkeit, entweder durch physische Präsenz oder von zu Hause aus teilzunehmen. Die meisten Arten von Veranstaltungen können in einem hybriden Format durchgeführt werden, wie z. B. Meetings, Seminare, Konzerte, Eröffnungen oder Konferenzen, um nur einige zu nennen.

Für eine erfolgreiche hybride Anlässen sind hier unsere vier Empfehlungen :

1. Ein Ratschlag, der vielleicht auf gesundem Menschenverstand beruht: Wie bei jedem Projekt ist es entscheidend, dass Sie Ihre Ziele gründlich klären. Es gibt alle möglichen Arten, eine Konferenz hybrid zu gestalten. Je nach Ihren Erwartungen kann die Organisation der Veranstaltung schnell viel komplexer und kostspieliger werden als erwartet. Eine hybride Konferenz kann viele Formen annehmen, daher sollten Sie Ihre Ziele definieren, um Ihre eigene Veranstaltung entsprechend Ihren Bedürfnissen und Ressourcen zu gestalten.

2. Viele Veranstaltungsorganisatoren sind noch nicht mit interaktiven Methoden für das Online-Format vertraut, sodass Hybridveranstaltungen manchmal dazu neigen, eine Reihe von Präsentationen und Frage-und-Antwort-Runden mit wenig oder keiner Interaktion mit dem Publikum zu sein. Für eine erfolgreiche Hybridkonferenz, die dem Publikum eine echte Bereicherung bietet, empfehlen wir Ihnen daher uneingeschränkt, auf Interaktion zu setzen. Es ist an der Zeit, kreativ zu werden und sich partizipativen Methoden wie den Liberating structures zuzuwenden, von denen sich viele auch auf den virtuellen Raum anwenden lassen. Die Teilnehmenden kommen in der Regel auch für das Networking an eine Veranstaltung, daher ist es ratsam, auch Networking-Aktivitäten einzubauen. Schliesslich gibt es viele technische Hilfsmittel wie Mentimeter oder Kahoot!, mit denen Sie Ihr gesamtes Publikum gleichzeitig online und vor Ort einbeziehen können, und das auf spielerische Weise.

3. Online-Teilnehmende fühlen sich oft als zweitklassige Teilnehmende und laufen Gefahr, vergessen zu werden, da mehr Energie auf die Betreuung von physisch anwesenden Teilnehmenden verwendet wird. Unsere dritte Empfehlung lautet, den Online-Teilnehmenden Priorität einzuräumen. Daher ist es wichtig, die Online-Teilnehmenden durch spezielle Online-Moderatoren/innen zu begrüssen und zu betreuen. Wenn Fragen an das gesamte Publikum gestellt werden, beantworten Sie zuerst die Fragen der Online-Teilnehmenden. Manchmal kann der/die Moderator/in auch direkt in die Kamera schauen und sich dabei an das Online-Publikum wenden oder auf das Online-Publikum verweisen, indem er/sie sagt, wie viele Personen anwesend sind oder aus welchen Ländern sie stammen.

4. Sie organisieren nicht nur eine Veranstaltung, sondern zwei. Nicht alle Teilnehmenden sollten die gleichen Informationen erhalten. Wenn sie zu viele irrelevante Informationen erhalten, laufen sie Gefahr, sich zu verlieren und sich ihrer Rolle nicht sicher zu sein. Als vierte Empfehlung empfehlen wir Ihnen dringend, unterschiedliche, massgeschneiderte Informationen an die beiden Zielgruppen zu senden. Ausserdem ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, wenn man eine Veranstaltung online verfolgt. Schreiben Sie in einem gemeinsam genutzten Dokument klar und deutlich, wie das Programm für die Online-Personen aussieht, wie sie sich einbringen und Fragen stellen können und welche technischen Informationen relevant sind.

Schlussfogerung

Hybride Veranstaltungen bringen einige technologische Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt, sowie eine unbestreitbare Investition für die Organisatoren, die nicht vernachlässigt werden sollte. Ausserdem ist es besser, für grosse Veranstaltungen spezialisierte Agenturen oder Dritte mit technischer Unterstützung zu beauftragen, damit Sie sich wirklich auf die Methoden und den Inhalt konzentrieren können. Diese Empfehlungen sollen Ihnen als Leitfaden dienen, damit Ihr Hybrid aus der Masse heraussticht und die Teilnehmenden wirklich bereichert!