Wie können wir aus einschläfernden Konferenz- und Sitzungsformaten ausbrechen, in denen die Kommunikation eine Einbahnstrasse ist? Wie können wir unseren natürlichen Impuls für Spiel und Kreativität nutzen, der das Wissen, die Erfahrung, die Ideen und die Fähigkeiten der Teilnehmenden in einen gemeinsamen Raum und eine gemeinsame Zeit bringen kann?
Kürzlich arbeitete ich mit dem Organisationskomitee für eine Konferenz an diesem Thema. Ich leitete mehrere Workshops zur Vorbereitung der Konferenz sowie zwei Break-out-Workshops während der Konferenz selbst.
Den Worten Taten folgen lassen: Liberating Structures nutzen, um Liberating Structures zu lernen
Das Ziel der Vorbereitungs-Workshops war es, Inhalt und Format aufeinander abzustimmen: Über interaktive Methoden sprechen und lernen, indem man solche Methoden anwendet, so dass das Format Antworten auf die Frage gibt, wie man wirklich interaktive und partizipative Meetings und Konferenzen gestalten kann. Wir experimentierten mit verschiedenen Liberating Structures-Methoden und diskutierten, wie sie face-to-face- und online angewendet werden können. Ausgehend von den leichten Ansätzen des Impromptu Networking, 1-2-4-all, der Mad Tea Party, gingen wir zu den anspruchsvolleren - aber ebenso einfach anzuwendenden (face-to-face oder online) - Fishbowl, Appreciative Interview und der Troika Consulting über. Ausgestattet mit diesen Methoden sollten die Teilnehmer ihre Beiträge für die Konferenz vorbereiten und die klassischen Keynote-Inputs durch andere Formate ersetzen. Lösungen für diese Herausforderung waren Interviewformate, die Fishbowl oder verschiedene Quiz-Formen.
Offene Räume: Schwarze Löcher oder Wunderland?
Für die Konferenz selbst habe ich es gewagt, mich mit zwei offenen Räumen (open spaces) einzubringen. Dabei handelte es sich um Zeitfenster für Workshops ohne vordefiniertes Thema. Die Konferenz Gäste waren eingeladen, ein beliebiges Thema für die Diskussion vorzuschlagen und zu sehen, ob andere Teilnehmer Interesse hätten, sich daran zu beteiligen.
Wir waren alle ein wenig besorgt, dass niemand etwas vorschlagen würde, nur um festzustellen, dass insgesamt sechs zusätzliche Themen eingebracht wurden!
Aber wie sollten wir damit umgehen, da wir nur zwei Zeitfenster zur Verfügung hatten? Alle interessierten Konferenzteilnehmer beteiligten sich an der Diskussion darüber, welche Themen für welches Zeitfenster ausgewählt werden sollten. Sie waren sich einig, dass alle sechs Themen diskutiert werden sollten, so dass in jedem Zeitfenster drei (scheinbar nicht zusammenhängende) Themen behandelt werden konnten.
Wie leitet man einen unvorbereiteten Workshop zu drei nicht zusammenhängenden Themen gleichzeitig?
Ich fühlte mich ein wenig herausgefordert, ein solches Setting zu moderieren, aber ich war auch begeistert davon, wie die Einladung und der offene Raum dazu führten, dass die Teilnehmer mutiger waren, als ich es mir je vorgestellt hatte!
Die Teilnehmenden sassen in einem Kreis und der Titel jedes Themas wurde auf einen Flipchart in verschiedenen Ecken des Raums geschrieben.
Ansonsten beschränkte sich das zur Verfügung gestellte Material auf Post-it-Zettel, Filzstifte, farbiges Papier, eine Glocke, eine Uhr mit Countdown-Funktion und einen "Squeezy Ball".
Conversation Café - Vertrauen in den Prozess
Wir begannen den Workshop mit einem Conversation Café. Die Regeln sind einfach: Irgendein Gegenstand wird zum Redestab erklärt. Die Person, die den Redestab hält, kann über alles reden, was sie möchte. Alle anderen hören aufmerksam zu. Es gibt ein striktes Zeitfenster von einer Minute für jede Person, die den Redestab hält. Wenn er oder sie vorher fertig ist oder nichts sagen möchte, wird der Redestab an die nächste Person weitergegeben. Es gibt mindestens zwei solcher streng zeitlich geregelten und geordneten Runden. So haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, auf Beiträge der anderen zu reagieren oder Fragen zu beantworten, die an sie gerichtet wurden (wenn sie das möchten). Nach diesen geregelten Runden kann es eine oder mehrere Runden geben, in denen die Regeln für den Redestab und die Zeitvorgabe eingehalten werden, aber die Reihenfolge frei ist und die Teilnehmer darum bitten können, den Redestab zu erhalten.
In beiden Workshops konnte das Conversation Café nicht nur auf die drei Themen eingehen, sondern auch aufzeigen, dass diese scheinbar nicht zusammenhängenden Themen in Wirklichkeit viel miteinander zu tun haben.
Eine Minute Zeit zum Nachdenken, bevor es weitergeht
Mit der Methode “1-2-4-alle” haben wir einen Moment der Reflexion eingefügt, um die Themen für weitere Diskussionen einzugrenzen. Eines der Ziele war es, herauszufinden, ob die Teilnehmenden sich in Untergruppen aufteilen möchten, um sich auf verschiedene spezifische Themen zu konzentrieren. In beiden Workshops waren die Teilnehmenden begeistert, wie überraschend neue Perspektiven auftauchten, weil drei scheinbar unverbundene Themen zusammengebracht wurden, und sie wünschten sich, in der grossen Gruppe mit mehr Conversation Café weiterzumachen.
Vertiefte Reflexion für Schlussfolgerungen
Gegen Ende der Workshops lud ich die Teilnehmenden ein, ein "Spiral Journal" zu verfassen und über vier Fragen zu reflektieren, die mit dem Gesamtthema der Konferenz zusammenhängen: Inspirierende Erkenntnisse aus dem Workshop; neue oder relevante Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Thema; konkrete Empfehlungen an verschiedene Akteure in Bezug auf das Thema der Konferenz; und ihre eigenen Vorsätze, was sie nach dem Workshop weiter oder anders machen wollen.
Und die Ergebnisse?
Die Energie während und nach diesen Open-Space-Workshops brodelte: Die Teilnehmenden hatten ein tiefes Interesse an der Arbeit, den Erfahrungen und den Herausforderungen der anderen entwickelt und das unmittelbare Feedback war durchweg positiv. Doch was würden die Leute im Nachhinein und im Vergleich zu anderen vorbereiteten Workshops über diese Open Spaces denken? Würden sie enttäuscht sein, weil sie keine Präsentationen oder Materialien erhalten hatten, die komplexe Projekte oder Ansätze dokumentierten? Würden sie im Nachhinein feststellen, dass es sich doch nicht so sehr gelohnt hat, auch wenn die Erfahrung anfangs sehr inspirierend war?
Ich gebe zu, dass selbst ich, eine erklärte Anhängerin offener Arbeitsmethoden überrascht war: Alle Konferenzteilnehmenden bewerteten diese beiden offenen Workshops mit den höchstmöglichen Noten, sowohl was den Inhalt als auch was das Format betrifft. Es ist erstaunlich, dass ein Format, das buchstäblich keine Vorbereitungszeit erfordert, es den Teilnehmenden ermöglicht, das zu diskutieren, was für sie wirklich relevant ist, Erfahrungen auf Augenhöhe auszutauschen, überraschende neue Perspektiven zu entdecken und eine durch und durch befriedigende Konferenzerfahrung zu machen.
Drei einfache, aber sehr, sehr wichtige Empfehlungen:
1. Nutze Liberating Structures und andere offene Arbeitsmethoden.
Es gibt eine ganze Menge konkreter Tipps, Methoden und Ansätze, die helfen, Hierarchieebenen zu überwinden, den Teilnehmenden zu vertrauen, und ergebnisoffen in ein Meeting oder in einen Workshop hinein zu gehen. Jetzt geht es darum, diese auch anzuwenden und auszuprobieren!
Für mich sind die Liberating Structures das absolute Highlight, weil sie einfach zu lernen und anzuwenden sind, und weil sie verständlich beschrieben sind. Diese Sammlung von Methoden, einschliesslich Geschichten und Beispielen, wie man sie einsetzt, sind hier zu finden: https://liberatingstructures.de (auf der Deutschen Website samt einem praktischen Matchmaker, der hilft, für Ihr Ziel die passende Methode zu finden).
Ich möchte auch die Open Space Technology empfehlen, ein völlig offenes, selbstorganisierendes Format für Konferenzen von mindestens einem Tag. Mit Open Space lassen sich die erstaunlichsten Konferenzen zu jedem Thema mit bis zu mehreren hundert Teilnehmenden ohne jegliche inhaltliche Vorbereitung organisieren. Die Technologie wurde von Harrison Owen entwickelt, und während im Internet zahlreiche Leitfäden und Kurzinformationen zu dieser Technologie zu finden sind, empfehle ich, sein Buch "Open Space Technology - A User's Guide" zu lesen, in dem die faszinierende Geschichte steht, warum und wie er diese Methode entwickelt hat.
2. Sagen Sie Ihren Ängsten, sie sollen woanders hingehen - sie lügen...
Vielleicht haben Sie Angst, dass niemand den Raum, die Sie anbieten, annimmt, dass die Leute von Ihnen erwarten, dass Sie sie mit Wissen und Fachkenntnissen füttern und dass Sie doof dastehen, während alle einschlafen oder Ihr Treffen verlassen. Ich kann das sehr gut verstehen, denn diese Angst kommt nach all den Jahren und Workshops immer wieder auf - nur um sich jedes Mal, wenn ich etwas Neues ausprobiere, als unbegründet zu erweisen. Probieren Sie also etwas Neues aus und entlarven Sie die Ängste!
Wenn Sie Hilfe möchten, um sich an die Liberating Structures oder andere unkonventionelle Methoden zur gemeinsamen Gestaltung von Projekten und Strategien anzunähern und zu gewöhnen, nehmen Sie Kontakt mit mir auf!
3. Vertrauen Sie Ihrem Publikum!
Denken Sie daran, dass Ihre Erwartungen an und gegenüber den Teilnehmenden deren Verhalten beeinflussen. Wenn Sie sie wie unwissende, faule Menschen behandeln, wie eine Herde, die in eine bestimmte Richtung gelenkt werden muss, damit sie genau das lernen, was Sie für wichtig halten, werden sie genau das sein: faul, unwissend, passiv oder im besten Fall rebellisch (weil lebendig). Wenn Sie sie auf eine andere Art und Weise betrachten und darauf vertrauen, dass sie aus einem bestimmten Grund und mit einem bestimmten Interesse an Ihrem Treffen oder Workshop teilnehmen und dass alle von ihnen etwas beizutragen haben, dann werden sie genau das tun: jeder für sich ein Schatz, eine Bibliothek und Universität mit Herz, Kopf und Händen.