Die Coronavirus-Krise hat deutlich gezeigt, dass die digitale Technologie physische Begegnungen nicht vollständig ersetzen kann. Nichts kann den menschlichen Kontakt und die soziale Interaktion ersetzen. Virtuelle Veranstaltungen haben jedoch grosse Vorteile; sie sind flexibler gegenüber unvorhersehbaren Veränderungen, kostengünstiger, durch ihre grössere geografische Reichweite integrativer und haben einen geringeren CO2-Fussabdruck. Die digitale Komponente bietet einen neuen Wert, der die physische Veranstaltung ergänzt und einen Mehrwert darstellt, auf den die Organisatoren unter keinen Umständen verzichten wollen.
Die Hybridveranstaltung erscheint daher als eine alternative Art der Veranstaltung, die die Vorteile beider Ansätze vereint.
Was ist eine hybride Veranstaltung?
Das hybride Format kombiniert die digitale und physische Präsenz. Das Publikum hat die Möglichkeit, entweder durch physische Präsenz oder von zu Hause aus teilzunehmen. Die meisten Arten von Veranstaltungen können in einem hybriden Format durchgeführt werden, wie z. B. Meetings, Seminare, Konzerte, Eröffnungen oder Konferenzen, um nur einige zu nennen.
Für eine erfolgreiche hybride Anlässen sind hier unsere vier Empfehlungen :
1. Ein Ratschlag, der vielleicht auf gesundem Menschenverstand beruht: Wie bei jedem Projekt ist es entscheidend, dass Sie Ihre Ziele gründlich klären. Es gibt alle möglichen Arten, eine Konferenz hybrid zu gestalten. Je nach Ihren Erwartungen kann die Organisation der Veranstaltung schnell viel komplexer und kostspieliger werden als erwartet. Eine hybride Konferenz kann viele Formen annehmen, daher sollten Sie Ihre Ziele definieren, um Ihre eigene Veranstaltung entsprechend Ihren Bedürfnissen und Ressourcen zu gestalten.
2. Viele Veranstaltungsorganisatoren sind noch nicht mit interaktiven Methoden für das Online-Format vertraut, sodass Hybridveranstaltungen manchmal dazu neigen, eine Reihe von Präsentationen und Frage-und-Antwort-Runden mit wenig oder keiner Interaktion mit dem Publikum zu sein. Für eine erfolgreiche Hybridkonferenz, die dem Publikum eine echte Bereicherung bietet, empfehlen wir Ihnen daher uneingeschränkt, auf Interaktion zu setzen. Es ist an der Zeit, kreativ zu werden und sich partizipativen Methoden wie den Liberating structures zuzuwenden, von denen sich viele auch auf den virtuellen Raum anwenden lassen. Die Teilnehmenden kommen in der Regel auch für das Networking an eine Veranstaltung, daher ist es ratsam, auch Networking-Aktivitäten einzubauen. Schliesslich gibt es viele technische Hilfsmittel wie Mentimeter oder Kahoot!, mit denen Sie Ihr gesamtes Publikum gleichzeitig online und vor Ort einbeziehen können, und das auf spielerische Weise.
3. Online-Teilnehmende fühlen sich oft als zweitklassige Teilnehmende und laufen Gefahr, vergessen zu werden, da mehr Energie auf die Betreuung von physisch anwesenden Teilnehmenden verwendet wird. Unsere dritte Empfehlung lautet, den Online-Teilnehmenden Priorität einzuräumen. Daher ist es wichtig, die Online-Teilnehmenden durch spezielle Online-Moderatoren/innen zu begrüssen und zu betreuen. Wenn Fragen an das gesamte Publikum gestellt werden, beantworten Sie zuerst die Fragen der Online-Teilnehmenden. Manchmal kann der/die Moderator/in auch direkt in die Kamera schauen und sich dabei an das Online-Publikum wenden oder auf das Online-Publikum verweisen, indem er/sie sagt, wie viele Personen anwesend sind oder aus welchen Ländern sie stammen.
4. Sie organisieren nicht nur eine Veranstaltung, sondern zwei. Nicht alle Teilnehmenden sollten die gleichen Informationen erhalten. Wenn sie zu viele irrelevante Informationen erhalten, laufen sie Gefahr, sich zu verlieren und sich ihrer Rolle nicht sicher zu sein. Als vierte Empfehlung empfehlen wir Ihnen dringend, unterschiedliche, massgeschneiderte Informationen an die beiden Zielgruppen zu senden. Ausserdem ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, wenn man eine Veranstaltung online verfolgt. Schreiben Sie in einem gemeinsam genutzten Dokument klar und deutlich, wie das Programm für die Online-Personen aussieht, wie sie sich einbringen und Fragen stellen können und welche technischen Informationen relevant sind.
Schlussfogerung
Hybride Veranstaltungen bringen einige technologische Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt, sowie eine unbestreitbare Investition für die Organisatoren, die nicht vernachlässigt werden sollte. Ausserdem ist es besser, für grosse Veranstaltungen spezialisierte Agenturen oder Dritte mit technischer Unterstützung zu beauftragen, damit Sie sich wirklich auf die Methoden und den Inhalt konzentrieren können. Diese Empfehlungen sollen Ihnen als Leitfaden dienen, damit Ihr Hybrid aus der Masse heraussticht und die Teilnehmenden wirklich bereichert!
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