Tools für die Kommunikation und Verwaltung von kleinen gemeinnützigen Organisationen

Welche wählen und wie?

In einer zunehmend digitalisierten Welt sind digitale Werkzeuge fast unerlässlich, sei es für Ihre interne oder externe Kommunikation, Ihr Fundraising oder Ihre administrativen Aufgaben. Inmitten einer Vielzahl von Online-Tools und -Software kann es jedoch schwierig sein, dasjenige auszuwählen, das am besten zu Ihrer Organisation passt. Jedes von ihnen verspricht die besten Ergebnisse zu sehr unterschiedlichen Preisen. Darüber hinaus ist Ihr Budget zwangsläufig begrenzt, da Ihre Investitionen hauptsächlich auf die von Ihnen entwickelten Projekte ausgerichtet sind.

Obwohl die meisten Online-Tools für Unternehmen bestimmt sind, bieten immer mehr auch kostenlose oder kostengünstige Zugänge für gemeinnützige Organisationen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige dieser digitalen Tools und Softwareanwendungen vor, die Ihnen als aufstrebender Verein oder gemeinnützige Organisation helfen können. Sie werden Ihnen ermöglichen, sich abzuheben, Geld zu sparen, indem Sie nicht auf externe Dienstleister angewiesen sind, und Zeit zu sparen, indem Sie einige Ihrer täglichen Aufgaben vereinfachen.

Hilfsmittel für die Zusammenarbeit im Team

Wenn Sie sich auf E-Mails beschränken, um mit Ihrem Team zu kommunizieren, ist es höchste Zeit, Ihre Zusammenarbeit zu modernisieren. Um eine gute Teamarbeit sicherzustellen, benötigt jede gemeinnützige Organisation einen kollaborativen Arbeits- und Kommunikationsraum, in dem Sie Dateien teilen und speichern, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, sowie Projekte, Veranstaltungen und Meetings planen können.

Die beiden beliebtesten Plattformen in diesem Bereich sind Microsoft 365/Microsoft Teams und Google Workspace. Beide Plattformen bieten kostenlose Abonnements und günstige Preise für gemeinnützige Organisationen an. Obwohl es einige Unterschiede zwischen ihnen gibt, sind sie beide sehr leistungsstark. Wenn Sie sich zwischen den beiden Plattformen nicht entscheiden können, empfehle ich Ihnen, diesen Artikel zu lesen, der die Vorteile jeder Plattform hervorhebt. Im Allgemeinen ist es ratsam, bei einer Plattform zu bleiben, wenn Sie bereits damit begonnen haben, da die Umstellung auf eine andere Zeit in Anspruch nehmen und eine Anpassungszeit für das gesamte Team an ein neues Tool erfordert.

Für unsere Schweizer Leser gibt es datenschutzfreundliche Alternativen, die in der Schweiz gehostet werden. Die Plattform Infomaniak tritt in Konkurrenz zu den Giganten Google und Microsoft, indem sie ihren eigenen Online-Kollaborationsraum K Suite mit einer Reihe von Tools entwickelt, die MS Teams und Google Workspace sehr ähnlich sind. Es gibt noch einige Dinge zu verbessern, aber die Plattform entwickelt sich sehr schnell und bietet immer wieder neue und optimierte Optionen an. Es gibt keine Angebote für gemeinnützige Organisationen, aber die Preise sind vernünftig und Sie können die Plattform 30 Tage lang kostenlos testen.

Wenn Sie nach Tools zur Projektverwaltung suchen, empfehlen wir, Trello und Asana in Betracht zu ziehen, die bei gemeinnützigen Organisationen sehr beliebt sind und die Kanban-Methode verwenden. Die Kanban-Methode ist ein Ansatz zur Projektverwaltung, der sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentriert und visuelle Boards verwendet, um den Arbeitsablauf und die zu erledigenden Aufgaben darzustellen. Beachten Sie, dass sowohl Trello als auch Asana kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen anbieten sowie erweiterte kostenpflichtige Optionen. Asana gewährt gemeinnützigen Organisationen einen Rabatt von 50%.

Kontaktmanagement

Das Customer Relationship Management (CRM) ist entscheidend für kleine und grosse Organisationen. Lassen Sie sich nicht vom Begriff "Kunde" in der CRM-Abkürzung täuschen - Sie sollten Ihre Spender, Freiwilligen, Mitglieder, Partner, Abonnenten usw. als Kunden betrachten und die Kommunikation mit ihnen relevant und nachhaltig gestalten, um ihr Engagement aufrechtzuerhalten. Das CRM bildet die digitale Grundlage Ihrer Organisation. Eine schlechte Kontaktverwaltung kann sich schnell in einen Albtraum verwandeln.

Es gibt kein perfektes CRM für NGOs, aber es gibt ein CRM, das Ihren Anforderungen und der Grösse Ihrer Organisation gerecht wird. Es ist also schwer, konkrete Empfehlungen abzugeben, da CRMs je nach den Bedürfnissen und der Grösse jeder Organisation erheblich variieren. Zwei wichtige Kriterien bei der Auswahl sind, sich nicht zu gross zu sehen und die Integrationen nicht zu vernachlässigen. Die Branchenriesen sind darauf ausgelegt, den Bedürfnissen sehr grosser Teams mit Zehntausenden von Kontakten gerecht zu werden. Ihre zahlreichen Möglichkeiten können sehr verlockend erscheinen, sind aber im Vergleich zu den Anforderungen kleinerer Organisationen überdimensioniert, und die Komplexität der Software erfordert oft eine umfassende Schulung oder die Dienste eines Spezialisten. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihr Team steuern und verwalten kann. Zweitens, wenn Sie ein CRM auswählen, stellen Sie sicher, dass es Integrationen mit den anderen Anwendungen bietet, die Sie verwenden. Wenn Sie Massen-E-Mail-Dienste wie MailChimp verwenden, stellen Sie sicher, dass eine einfache Integration vorhanden ist, da die Übertragung von Kontakten zwischen den beiden Programmen schnell sehr kompliziert werden kann.

Ich empfehle Ihnen, sich zwei kostengünstige und benutzerfreundliche CRM-Optionen anzusehen. Airtable bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und viele Integrationen, und gemeinnützige Organisationen können von einem Rabatt profitieren. Das französische CRM Springly wurde speziell für Vereine entwickelt und könnte ebenfalls Ihren Anforderungen entsprechen. (Diese Tools sind nur auf Englisch verfügbar)

Visuelle Kommunikation

Um Ihre Kommunikationskampagnen zu optimieren und Ihre Kommunikationsmaterialien zu erstellen, empfehle ich die Verwendung von Canva. Canva ist eine Plattform für grafisches Design, mit der Sie Grafiken für soziale Medien, Präsentationen, Plakate, Dokumente und andere visuelle Inhalte erstellen können. Die Pro-Version ist für gemeinnützige Organisationen kostenlos. 

Für Ihre Social-Media-Beiträge können Sie YayText verwenden, um Ihren Texten verschiedene Formen und Schriftarten zu verleihen. Wenn Sie eine kleine Organisation sind, haben Sie möglicherweise keine Bilder zur Verwendung oder verwenden immer die gleichen. Es gibt viele kostenlose Bildbanken mit ausgewählten Bildern, wie iStock oder Pexels.

Sichtbarkeit und Fundraising

Kennen Sie Google for Nonprofits? Dieses Programm ermöglicht gemeinnützigen Organisationen den Zugang zu kostenlosen oder vergünstigten Google-Produkten wie Google Ad Grants, dem Programm YouTube für gemeinnützige Organisationen, Google Maps Platform und Google Workspace. Diese verschiedenen Tools können Ihnen dabei helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern, Ihre Videokampagnen zu optimieren und auch Ihr Fundraising zu unterstützen. Die spezifischen Vorteile und verfügbaren Produkte können je nach Grösse und Umfang Ihrer Organisation variieren. Google for Grants richtet sich beispielsweise eher an grosse und mittelgrosse Organisationen, aber das Programm im Allgemeinen ist so konzipiert, dass es für eine breite Palette von gemeinnützigen Organisationen zugänglich ist. Sie müssen bestimmte Kriterien erfüllen, um Ihre Organisation anzumelden.

Datenanalyse

Analysieren und sammeln Sie Daten, sei es auf Ihrer Website oder in den sozialen Medien. Google Analytics ist ein kostenloses Webanalyse-Tool, mit dem Sie den Verkehr auf Ihrer Website verstehen und die Effektivität Ihrer Marketingbemühungen messen können. Wenn Sie eine datenschutzfreundlichere Alternative bevorzugen, können Sie Matomo (nur auf English) verwenden, das Ihre Daten nicht für Werbezwecke verwendet.

Jedes soziale Netzwerk wie Facebook, LinkedIn, Twitter bietet Statistiken zu Ihren Beiträgen und dem Verkehr auf Ihren Seiten an. Vergessen Sie nicht, sie regelmässig zu überprüfen und zu analysieren.

Bonus: Für Brainstorming-Sitzungen empfehlen wir praktische Tools wie Jamboard, Padlet, Mural, oder MindMeister.

Fazit

Il existe de nombreux autres outils en ligne qui peuvent considérablement améliorer la gestion et la communication de votre organisation. Si vous trouvez un outil qui vous semble pertinent, n'oubliez pas de vérifier s'il propose des offres spéciales pour les organisations à but non lucratif. Si vous ne trouvez aucune information sur le site, vous pouvez vous renseigner directement auprès de la société par e-mail. Il est crucial de prendre en compte les coûts et les avantages de chaque outil en ligne. Parfois, il est nécessaire de reconnaître qu'il faut investir une certaine somme d'argent dans un outil qui peut vous faire gagner de nombreuses heures ou améliorer considérablement la gestion et la communication de votre organisation. 

Veuillez noter que les outils et les logiciels évoluent rapidement. Par conséquent, il est important de prendre en compte que certaines informations ci-dessus pourraient devenir obsolètes avec le temps. Cet article a été publié en d 2023.