4 Empfehlungen für die erfolgreiche Durchführung von hybriden Anlässen

Die Coronavirus-Krise hat deutlich gezeigt, dass die digitale Technologie physische Begegnungen nicht vollständig ersetzen kann. Nichts kann den menschlichen Kontakt und die soziale Interaktion ersetzen. Virtuelle Veranstaltungen haben jedoch grosse Vorteile; sie sind flexibler gegenüber unvorhersehbaren Veränderungen, kostengünstiger, durch ihre grössere geografische Reichweite integrativer und haben einen geringeren CO2-Fussabdruck. Die digitale Komponente bietet einen neuen Wert, der die physische Veranstaltung ergänzt und einen Mehrwert darstellt, auf den die Organisatoren unter keinen Umständen verzichten wollen.

Die Hybridveranstaltung erscheint daher als eine alternative Art der Veranstaltung, die die Vorteile beider Ansätze vereint.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Das hybride Format kombiniert die digitale und physische Präsenz. Das Publikum hat die Möglichkeit, entweder durch physische Präsenz oder von zu Hause aus teilzunehmen. Die meisten Arten von Veranstaltungen können in einem hybriden Format durchgeführt werden, wie z. B. Meetings, Seminare, Konzerte, Eröffnungen oder Konferenzen, um nur einige zu nennen.

Für eine erfolgreiche hybride Anlässen sind hier unsere vier Empfehlungen :

1. Ein Ratschlag, der vielleicht auf gesundem Menschenverstand beruht: Wie bei jedem Projekt ist es entscheidend, dass Sie Ihre Ziele gründlich klären. Es gibt alle möglichen Arten, eine Konferenz hybrid zu gestalten. Je nach Ihren Erwartungen kann die Organisation der Veranstaltung schnell viel komplexer und kostspieliger werden als erwartet. Eine hybride Konferenz kann viele Formen annehmen, daher sollten Sie Ihre Ziele definieren, um Ihre eigene Veranstaltung entsprechend Ihren Bedürfnissen und Ressourcen zu gestalten.

2. Viele Veranstaltungsorganisatoren sind noch nicht mit interaktiven Methoden für das Online-Format vertraut, sodass Hybridveranstaltungen manchmal dazu neigen, eine Reihe von Präsentationen und Frage-und-Antwort-Runden mit wenig oder keiner Interaktion mit dem Publikum zu sein. Für eine erfolgreiche Hybridkonferenz, die dem Publikum eine echte Bereicherung bietet, empfehlen wir Ihnen daher uneingeschränkt, auf Interaktion zu setzen. Es ist an der Zeit, kreativ zu werden und sich partizipativen Methoden wie den Liberating structures zuzuwenden, von denen sich viele auch auf den virtuellen Raum anwenden lassen. Die Teilnehmenden kommen in der Regel auch für das Networking an eine Veranstaltung, daher ist es ratsam, auch Networking-Aktivitäten einzubauen. Schliesslich gibt es viele technische Hilfsmittel wie Mentimeter oder Kahoot!, mit denen Sie Ihr gesamtes Publikum gleichzeitig online und vor Ort einbeziehen können, und das auf spielerische Weise.

3. Online-Teilnehmende fühlen sich oft als zweitklassige Teilnehmende und laufen Gefahr, vergessen zu werden, da mehr Energie auf die Betreuung von physisch anwesenden Teilnehmenden verwendet wird. Unsere dritte Empfehlung lautet, den Online-Teilnehmenden Priorität einzuräumen. Daher ist es wichtig, die Online-Teilnehmenden durch spezielle Online-Moderatoren/innen zu begrüssen und zu betreuen. Wenn Fragen an das gesamte Publikum gestellt werden, beantworten Sie zuerst die Fragen der Online-Teilnehmenden. Manchmal kann der/die Moderator/in auch direkt in die Kamera schauen und sich dabei an das Online-Publikum wenden oder auf das Online-Publikum verweisen, indem er/sie sagt, wie viele Personen anwesend sind oder aus welchen Ländern sie stammen.

4. Sie organisieren nicht nur eine Veranstaltung, sondern zwei. Nicht alle Teilnehmenden sollten die gleichen Informationen erhalten. Wenn sie zu viele irrelevante Informationen erhalten, laufen sie Gefahr, sich zu verlieren und sich ihrer Rolle nicht sicher zu sein. Als vierte Empfehlung empfehlen wir Ihnen dringend, unterschiedliche, massgeschneiderte Informationen an die beiden Zielgruppen zu senden. Ausserdem ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, wenn man eine Veranstaltung online verfolgt. Schreiben Sie in einem gemeinsam genutzten Dokument klar und deutlich, wie das Programm für die Online-Personen aussieht, wie sie sich einbringen und Fragen stellen können und welche technischen Informationen relevant sind.

Schlussfogerung

Hybride Veranstaltungen bringen einige technologische Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt, sowie eine unbestreitbare Investition für die Organisatoren, die nicht vernachlässigt werden sollte. Ausserdem ist es besser, für grosse Veranstaltungen spezialisierte Agenturen oder Dritte mit technischer Unterstützung zu beauftragen, damit Sie sich wirklich auf die Methoden und den Inhalt konzentrieren können. Diese Empfehlungen sollen Ihnen als Leitfaden dienen, damit Ihr Hybrid aus der Masse heraussticht und die Teilnehmenden wirklich bereichert!

Ist TikTok das ideale Netzwerk, um Ihren Sensibilisierungskampagnen neuen Schwung zu verleihen?

Die TikTok-App ist in der Welt der gemeinnützigen Organisationen noch weitgehend ungenutzt, dabei birgt sie ein enormes Potenzial. Die Plattform sammelt Videos von wenigen Sekunden Länge, die sich hauptsächlich um Humor, Tanz, Imitationen, Herausforderungen, Storytelling und vieles mehr drehen. Diese Themen ziehen oft die unter 20-Jährigen an, die am häufigsten im Netzwerk vertretenen NutzerInnen, junge Menschen, die nach Kreativität und Fantasie dürsten und das Netzwerk täglich weiterentwickeln.

Während der virtuellen Veranstaltung von Swissfundraising "TikTok – Spielerei für Junge oder wirkungsvoller Kanal für NPO?" erklärte Tamara Reinhard, Leitern Online-Marketing und -Kommunikation bei der Schweizer Paraplegiker-Stiftung (SPS), dass TikTok ein Glücksfall für NGOs sei, die oft Schwierigkeiten hätten, die junge Generation zu erreichen und zu wissen, wie sie mit ihr sprechen sollten. Die NRO, die bereits auf der Plattform vertreten sind, nutzen sie hauptsächlich, um junge Menschen zu sensibilisieren und zu mobilisieren, die in Zukunft AktivistInnen, Freiwilligen oder SpenderInnen werden könnten. Mit diesen kurzen Videos können Sie starke Botschaften vermitteln und die Nutzer und Nutzerinnen über Ihre Sache aufklären, sie für aktuelle Probleme sensibilisieren oder bestimmte Vorurteile und Stigmata bekämpfen. Einige NGOs nutzen sie auch, um zu Aktionen aufzurufen, Tips zu geben oder einfach nur ein anderes, jüngeres Bild ihrer Organisation zu zeigen, mit dem sich die jungen NutzerInnen identifizieren könnten.

Es ist sehr wichtig, den Inhalt an das jeweilige soziale Netzwerk anzupassen, um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln. So werden Sie beispielsweise auf Facebook eher mit emotionalen Inhalten spielen als auf LinkedIn, das eher professionell und praktisch ausgerichtet ist. Auf Twitter werden Sie auf das Teilen kurzer, aktueller und unmittelbarer Informationen setzen. Bei TikTok ist dieser Punkt sogar noch wichtiger: Sie sollten die sehr spezifischen Codes der Plattform nutzen und sich daran anpassen können und ein Auge auf Themen, Herausforderungen, Tänze oder Hashtags haben, die gerade im Trend liegen. Viele junge Menschen haben sich von anderen sozialen Netzwerken abgewandt, da die Inhalte und das Format nicht für sie geeignet waren.

NGOs nutzen TikTok jedoch noch nicht aktiv zum Fundraising, aber vielleicht bleiben die heutigen NutzerInnen in den nächsten Jahren auf der Plattform und werden in der Zukunft zu potenziellen Spendenden und Freiwilligen. Es ist also an der Zeit, zu überlegen, wie Sie dieses Netzwerk für Ihr Anliegen nutzen und einsetzen können, um Ihre Organisation auf die zukünftigen Herausforderungen und Entwicklungen im Fundraising und die Entwicklung von Kommunikationsstrategien für gemeinnützige Organisationen vorzubereiten.

Enttäuschung: (Fast) keine Änderungen im Schweizer Stiftungsrecht

Im Herbst 2021 wurde die parlamentarische Initiative zum Schweizer Stiftungsrecht entschieden. Wir erinnern daran, dass einige der Vorschläge in dieser Initiative für NGOs von grosser Bedeutung waren:

• Ein nationales Register für gemeinnützige Organisationen, um einen einfachen und transparenten Überblick über alle steuerbefreiten Organisationen und Vergabestiftungen zur Verfügung zu stellen

• Die Möglichkeit der Entschädigung von Vorstandsmitgliedern und StiftungsrätInnen

Siehe Blog – Ist das Schweizer Stiftungsrecht up to date?

Diese beiden wichtigen Punkte wurden vom Parlament bedauerlicherweise nicht ins Gesetz aufgenommen. Weiterhin wird verunmöglicht, Vorstandsmitgliedern und StiftungsrätInnen eine angemessene Entschädigung für ihre immer anspruchsvollere Arbeit zu gewähren. Gemeinnützige Organisationen, die das trotzdem tun laufen Gefahr, ihre Steuerbefreiung zu verlieren.

Dies kann für NGOs je länger je mehr zum Problem werden, denn sie sind darauf angewiesen, dass sie auch auf strategischer Ebene professionell geführt und begleitet werden. Es wird zunehmend schwierig, kompetente Personen zu finden, die diese Arbeit unentgeltlich leisten können, was wiederum eine zusätzliche Bürde für die Geschäftsleitungen von NGOs bedeutet und deren Professionalisierung und Diversifizierung bestimmt nicht zuträglich ist.

Immerhin bleibt ein kleines Zückerchen: Das Parlament hat einer Vereinfachung von Statutenänderungen für Stiftungen zugestimmt: Anpassungen müssen neu nicht mehr notariell beglaubigt werden. Das sind immerhin gute Neuigkeiten für die weiterwachsende Stiftungslandschaft der Schweiz: Im Jahr 2021 wurden 356 neue Stiftungen gegründet, wie das CEPS, die Uni Zürich und Swissfoundations in ihrer Vorankündigung des Schweizer Stiftungsreports 2021 (ab 25. Mai 2022 hier erhältlich) mitteilen.

Insgesamt ist das Ergebnis der parlamentarischen Initiative trotzdem eine herbe Enttäuschung für die gemeinnützigen Organisationen der Schweiz!

Es heisst also für NGOs weiterhin unter grossem Aufwand unter einem begrenzten Pool von qualifizierten und motivierten Fachleuten Freiwillige für die Vorstandsarbeit zu suchen.

Wenn Sie Interesse an der Vorstandsarbeit in einer gemeinnützigen Organisation haben, melden Sie sich bei uns! Wir beraten Sie gerne über die für die Vorstandsarbeit benötigten Fachkenntnisse und Kompetenzen, und bringen Sie mit interessierten Organisationen in Verbindung.